En 2020, avec le confinement et le retour du télétravail en puissance, le nombre de visioconférences dans le monde a tout bonnement explosé. Une pratique déjà connue de beaucoup d’employés, comme les adeptes du full remote, mais une nouveauté pour d’autres. On a tous entendu les anecdotes désopilantes de participants avec chemise en haut et simple sous-vêtement en bas, qui se sont levés en pleine conférence sous les yeux écarquillés de leurs collègues et patron… Mais, hormis ce genre de situation improbable, il y a tout un tas de petits ratés qui peuvent rendre les appels en visio désagréables. Alors, pour que votre réunion en ligne se passe sans hic, voici les 6 règles d’or, testées et approuvées par Fizzer, à suivre lors de vos visioconférences.🥇
🔔 Les notifications avant l’appel
Vous avez probablement prévu votre réunion à l’avance et invité les participants par mail. Malgré cela, il se peut que certains loupent le coche. Lorsque la visioconférence débute, il n’est jamais très agréable de se rendre compte qu’il manque des gens à l’appel. Alors pour éviter ce genre de situation, le mieux est de notifier tous les participants sur Slack (ou sur votre plateforme de communication équivalente) dès le début de la réunion. Pour cela, tapez @canal sur Slack pour alerter tous les participants d’un canal en particulier, @ici uniquement pour les membres connectés du canal en question et @tous (dans le canal #général uniquement) pour tous les membres, connectés ou absents.
👋🏻 Le temps des retrouvailles
Il est rare que tous les participants se connectent en même temps lorsqu’une visioconférence commence. Les membres de la discussion arrivent généralement au compte-gouttes, pendant les premières minutes de l’appel. Si vous rentrez directement dans le vif du sujet, les participants qui ne sont pas encore connectés risquent de louper des informations et vous serez forcé de vous répéter. Le mieux est donc de laisser un petit temps pour discuter au début de chaque appel pour les « retrouvailles », le temps que tout le monde ait rejoint la discussion. Cela rendra la réunion d’autant plus fluide par la suite.
🔇 La fonction « mute »
Pendant une visioconférence, il n’y a rien de pire que les petits (ou gros) bruits de fond qui viennent parasiter la discussion. Il peut s’agir du bébé de votre collègue qui pousse des cris de 100 décibels, tout comme de la personne persuadée d’être dans un environnement silencieux mais dont la box internet ou la machine à laver font un véritable vacarme. N’hésitez pas alors à demander à chaque participant de mettre son micro en « mute » lorsque la présentation commence. Personne ne s’en offusquera et cela rendra l’appel d’autant plus agréable pour tout le monde.
🖥 Le partage d’écran
Pour suivre les réunions physiques, les participants peuvent s’appuyer sur des présentations projetées, des tableaux de conférence ou encore des documents distribués à chacun. Or, lorsque vous êtes en visioconférence, les membres ne disposent que de votre image et du son de votre voix. Il est donc facile de perdre le fil ou de ne pas réussir à se projeter dans ce que raconte la personne qui présente. Pour remédier à cela, la technologie nous a donné le partage d’écran ! N’hésitez pas à vous en servir, aussi souvent que nécessaire, pour partager vos présentations avec chiffres, graphiques et images illustrant vos propos. Ainsi, il sera plus facile pour tout le monde de vous suivre et vous éviterez le risque d’une présentation trop monotone.
💾 La copie pour les absents
Qu’il s’agisse d’un imprévu de dernière minute ou d’une indisponibilité donnée à l’avance, il est courant que des participants ne puissent pas être présents lors de visioconférences. Certes, on dit que les absents ont toujours tort… Mais c’est quand même plus sympa de leur faciliter la tâche pour rattraper leur absence ! 😁 L’avantage de la visioconférence c’est qu’elle ne nécessite pas de désigner quelqu’un pour rédiger un compte rendu. Sur Zoom par exemple, l’administrateur peut enregistrer l’intégralité de la réunion. Alors, pensez à créer une copie de vos réunions pour que les absents puissent tout revoir à tête reposée.
❓Le temps des questions
Vos collègues ont sûrement des questions au cours des visioconférences. En revanche, tout le monde n’ose pas forcément interrompre ou faire entendre sa voix. Pour permettre à chacun de s’exprimer, annoncez un temps pour les questions à la fin de chaque sujet et/ou à la fin de la réunion. Ainsi, personne ne se coupe la parole et les questions et remarques de tous peuvent être entendues.
Voilà une liste de conseils simples mais efficaces qui faciliteront les réunions en visio avec vos équipes ! Règle bonus : si vous avez peur qu’un inconnu débarque dans votre conf call (surtout si vous êtes dans un milieu confidentiel), ajoutez un mot de passe ! Envie de faire une pause entre toutes ces réunions ? Venez faire un tour sur Fizzer pour découvrir nos petites attentions personnalisables : carte postale, magnet, album photo ou encore revue, il y en a pour tous les goûts !
